6시그마 과제점검을 위한 Quick Reference Card

 

 

 

 

6시그마 과제점검을 위한

Quick Reference Card

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

㈜아이비티

김 영 남

 

 

1. 과제 점검의 목적

 

□ 팀의 과제 진행상황 점검

□ 우선순위 확인 및 조정

□ 회사전략과 과제활동의 연계

□ 과제 수행 지침 및 방향 제공

□ 과제 수행 내용의 확실한 이해

□ Best Practice 공유

□ 필요한 자원 파악, 제공 및 이슈 해결 지원

□ 과제활동에 대한 지원 가시화

□ 과제 수행간 코치 및 지침 제공

□ 개선활동에 대한 인정과 보상

 

2. 검토회의 방안/의제(예)

 

□ 회의 참석자

• Black Belt 및 과제수행 팀원

• 과제수행 팀 챔피언

• Master Black Belt

• Process Owner, 기타 관리자 및 관련 요원

□ 주기: 최소한 과제 수행 각 단계 종료 시 

□ 회의지침

• 공식적 또는 비공식적 선택

• 팀에서 준비물은 최소화

• 팀은 검토 2~3일 전에 검토자들에게 스토리보드 전송

• 검토자들이 팀을 평가하지 않도록 주의 

□ 의제 Sample

• 챔피언의 간단한 Introduction

• 과제 팀의 Presentation

- 검토자 들은 들으며 메모, 질문은 나중에

• 검토자들의 할 일

- 논리와 데이터 중심으로 검토

- 명확한 확인을 위한 질문

- 고려할 사항 제안

• 과제 팀의 질문 및 의견

• 챔피언의 간단한 마무리

 

3. 팀의 성공을 위한 주요 Check Point

 

□ 점검의 목적

• 개선활동에 과제수행 절차를 올바로 사용하여 성공이 보장 되도록 지원 

□ 주요 점검 항목

• 팀에 적정한 BB와 MBB를 선정 하였는가 여부

• BB와 과제 팀원의 교육 이수 여부 및 과제 수행 절차 준수 여부

• 팀원들이 일정대로 주기적인 회의를 실시하는지 여부

• 팀원들이 정기적인 모든 회의를 참석하는가 여부

• 팀원이 회의와 회의 사이에 과제를 수행하기 위한 시간배려 여부

• 정기적인 검토 일정계획을 수립하고 시행

• 팀원들이 효과적으로 협업하고 있는가 여부

• 과제완료 일정계획을 수립하고 준수하는가 여부

• 팀이 수행한 업무를 문서화하고 있는가 여부

• 충분한 자원을 제공 받고 있는지 여부 

□ 관련 Tool과 Skill

• CAP, 회의진행 kill, 교육이수,

과제일정/Gant Chart 

 

□ 유용한 질문

• 팀에 할당한 Black Belt와 Master Black Belt는 누구인가?

• 팀원과 BB가 이수한 교육은?

• 모든 팀원이 교육을 이수하였는가?

• MBB 는 팀원들에게 어느 정도의 시간을 소요하고 있는가?

• 팀은 얼마나 자주 만나고 있는가?

• 회의 참석율은?

• 회의 이외에 팀원이 과제를 위하여 할애하는 시간은?

• 팀원의 협업을 방해하는 장애 사항이 있는가?

있다면 처리방안은?

• 과제는 언제 시작하였는가?

종료일은 언제로 계획 되었는가?

과제는 일정대로 진행 되고 있는가?

• 팀에서는 산출물을 어떻게 모니터링하고 있으며 어떻게 문서화하고 있는가?

• 팀의 성공을 위하여 어떤 다른 자원이 필요한가?

 

4. Define 단계

 

□ 점검의 목적

• 고객과 그 CTQ 정의

• 팀 챠터 작성 및 보완

• 개선 대상 업무 프로세스 맵핑 

□ 주요 점검 항목

• 고객이 적절하게 파악 및 세분화 되었는가?

고객의 Needs와 요구사항을 확인해 주는 데이터가 수집되어 그래프로 나타나

있는가?

• 문서화된 팀 헌장에는 과제를 해야 하는 근거, 일차적인 문제기술서, 과제 범위, 목표,

일정, 팀원의 역할 및 책임 등이 명시되어있는가?

• 공급자, Input, 5~7개의 프로세스 활동, Output, 고객 등을 명시한 “현재의” 프로세스

맵핑을 상위 차원으로 작성하여 확인 하였는가? 

□ 관련 Tool과 Skill

• 브레인스토밍

• CTQ Tree

• 고객 Survey 및 기타 “VOC” 청취를 위한 도구

• 우선순위 프로세스(예: Cause & Effect Matrix)

• 프로세스 맵(SIPOC)

• Project Plan/Gant Chart 

 

□ 유용한 질문

• 고객

- 고객은 누구인가?

- 고객 세분화가 적절히 되어 있는가?

• 팀 챠터

- 본 과제를 실행해야 하는 업무상 이유는 무엇인가?

본 과제를 해야만 하는 절대적인 이유를 (팀원들이) 이해하고 있는가?

- 본 과제를 실행 함으로써 어떠한 “업무Y”(주요 Output 측정치) 성과가 이루어지고 있는가? 어떤 방식으로 이루어지고 있는가?

- 해결하고자 하는 문제가 무엇인가?

이 문제는 어디에서, 언제 어느 범위까지 발생하고 있는가?

    - 다른 과제 팀에서 해당 문제와 동일하거나 유사한 문제를 해결하고자 하지

않았는가? 본 과제 활동에서 얻을 수 있는 교훈은?

- 과제범위의 경계는?

목표는 달성 가능한가?

    - 과제팀의 성공 여부를 확인하는 방법은?

    - 과제의 주요 일정계획이 수립 되었는가? 

• 상위 차원의 프로세스 맵핑(SIPOC)

- 이 프로세스 맵은 어떻게 작성하였나?

- 프로세스 맵을 어떻게 확인하였는가?

- 업무 프로세스를 실제로 따라 가며 확인해 보았는가?

- 다른 종류의 Input을 모두 다루기 위해 여러 Version을 작성할 필요가 있는가?

 

5. Measure 단계

 

□ 점검의 목적

• 과제의 Y와 프로세스의 현재 성과 기준치를 확인

• Y 및 해당 프로세스 측정치에 대한 데이터를 수집

• 프로세스의 현 공정 능력(개선 전 성과 Data)을 측정

• 과제의 개선 목표 설정 

□ 주요 점검 항목

• 주요 측정치에 대해 공감대 형성

• 프로세스의 주요 결함 파악 및 정의

• 건실한 데이터 수집 계획 및 측정 시스템 분석

• 적절한 챠트 및 그래프를 사용하여 프로세스의 산포 표시

• 프로세스의 공정 능력 및 시그마 수준의 현 기준치 

□ 관련 Tool과 Skill

• Check Sheets

• Operational Definition(운용 정의), Process Map

• Opportunity, Defect, Control Chart, Fun Chart, Histogram

• Sampling Techniques, DPMO, DPO, DPU, Process Sigma(Zst)

• 수율(직행율, 최종수율, Rolled, Throughput, Normalized)

• MSA, Gage R&R 

 

□ 유용한 질문

• 어떠한 주요 Y들과 X들(Output, Process, Input Measure)이 본 프로세스의 성과를

나타내는가?

• 프로세스의 시그마 수준을 계산 할 때 사용하는 결함, Unit, 기회 등은 어떻게 정의 하였는가?

• 데이터 수집 계획은?

어느 정도 분량의 데이터를 수집 하였는가?

Sampling은 어떻게 했는가?

• 데이트 분석 시 사용하게 될 층별화 요건은 무엇인가?

• 측정 프로세스의 신뢰성 및 타당성을 확인하기 위하여 어떤 방법을 적용 했는가?

• 프로세스의 산포를 평가하기 위하여 사용한 Chart를 보여 주시오.

• 현재 프로세스 시그마 수준은?

본 과제를 통해 이루고자 하는 목표는?

• “Quick Win”사항은 없는가?

• 과제의 범위가 적정한가?

 

6. Analyze 단계

 

□ 점검의 목적

• 데이터 및 프로세스를 분석하여 산포의 주요 원인(Vital x들)을 파악

• 과제의 재무적 기회를 정량화 

□주요 점검 항목

• 프로세스에 있는 모든 가능한 “x” list를 우선 순위화 하여 정리

• 과제 Y에 강한 영향을 미치는 주요 Vital Few(x)의 List 정리

List를 축약하는데 사용한 Tool이나 그 단계의 논리적인 과정. 예를 들면:

- 프로세스의 “Moment of Truth”방법을 사용하여 분석한 “As-Is” 상세 프로세스

맵, “가치/비부가가치” 활동 분석 및 Cycle Time 분석 Tool

- 근본 원인과 “Vital Few” 요인을 파악, 확인, 정량화 해주는 Data를 활용 및 표시

- 주요 요인을 파악하기 위한 실험 계획

• 분석을 통해 문제를 더 잘 이해하게 된 후 이를 반영하여 문제기술서 보완

• 과제의 재무적 성과 추정치 

□ 관련 Tool과 Skill

• Cause & Effect Diagram, 부가가치/비부가가치 활동분석

• Check Sheet, 파레토 분석, 비용/효과 분석, Process Map

• 실험계획법, Regression(회귀분석), Histogram, Scatter Diagram(산점도)

• Hypothesis Test

(t-test, ANOVA, Chi Square:가설검정)

• Stratification(층별화)

 

□ 유용한 질문

• 과제의 Y와 연결되는 Vital’x’는 무엇인가?

그러한 결론에 어떻게 도달하게 되었는가?

• 상세 프로세스 맵을 보여주시오. 어떻게 작성 했는가?

어느 정도의 상세 수준으로 작성 했는가?

이 맵을 분석함으로써 무엇을 알게 되었는가?

무엇이 결정적인 단계인가?

각 단계를 완성 하는데 얼마나 걸리는가?

어느 단계가 비부가가치적인가?

• 프로세스의 산포를 설명해 주는 원인 데이터를 어떻게 분석했는가?

데이터를 어떻게 층별화 했는가?

• Cause Effect Diagram을 보여달라. 잠재적인 원인을 어떻게 파악 하였나?

• Cause Effect Diagram의 주요 인자는 어떻게 파악하였고 어떻게 확인 했는가?

• 데이터를 추가적으로 수집 했는가?

무엇을 측정 했는가?

분석에서 알게 된 점은 무엇인가?

• 현재의 프로세스의 결함으로 발생하는 비용(COPQ)을 반영한 본 과제의 재무성과는?

기대되는 비재무성과는?

• 특히 문제기술서와 과제범위와 관련하여 팀 챠터에 어떠한 수정을 가했는가?

• “Quick Win”사항이 있는가?

 

7. Improve 단계

 

□ 점검의 목적

• 개선안 후보를 도출하고 검증

• 프로세스의 Vital ‘x’를 해결할 최상의 Solution을 선정

• 필요한 자원을 파악하고 성공적인 실행 계획을 수립 

□주요 점검 항목

• 문제에 대한 잠재적인 개선안 및 대안이 도출 되었고 검증 되었는가?

• 검증 시 수집한 데이터를 토대로 최선의 Solution을 선정 하였는가?

• 필요한 경우 “To-Be” Process Map이 작성 되었는가?

• 개선안이 과제의 Y에 미치게 될 영향을 평가 했는가?

• 과제 및 변화관리 계획을 포함하여 전면적인 실행안을 작성했는가?

• 긴급대책(Contingency Plan)이 수립 되었는가? 

□ 관련 Tool과 Skill

• 브레인스토밍(혹은 기타 창의성 개발 기법), CAP

• Cost/Benefit Analysis(비용/이익 분석)

• FMEA(오류 모드 에러 분석),

Mistake-Proofing(실수방지 기법)

• Pilotiog(파일럿 실시),

Prioritization Matrix(우선순위표)

• Process Map, 과제일정/ Gant Chart 

 

□ 유용한 질문

• 개선안을 어떻게 도출 하였는가?

• “파격적인” 사고를 하기 위해 어떠한 기법을 사용 했는가?

• 실수방지 기법(Mistake-Proofing) 혹은 강건설계(Robust Design)중 어느 부분을 개선안에서 활용하였는가?

• 잠재적인 개선안을 평가하기 위해 어떤 기준을 사용했는가?

• “To-Be” 프로세스 맵을 보여주시오

• 이 개선안이 문제의 Vital ‘x’와 어떻게 다른가?

• 비용/이익 분석을 한번 상세하게 설명해 보라.

어떤 전제사항을 두었는가?

• 개선안에 대한 소규모 테스트는 어떻게 했는가?

Test는 어느 정도의 대표성을 지니고 있는가?

Pilot 결과를 볼 때 전면적인 규모의 실행 시 어떠한 변화 또는 문제가 있을 것이라고 예상되는가?

• 변화 중에서 기술적 변화를 관리하기 위해 고려해야 할 사항?

• 변화 중에서 문화적 변화를 관리하기 위해 고려해야 할 사항?

변화를 성공적으로 지원하기 위해선 보상, 교육, 체계, 측정, 커뮤니케이션 등에 어떠한 변화를 주어야 하는가?

• 실험계획은 무엇인가?

계획대로 실행 되고 있는지 여부를 확인하기 위해 어떻게 해야 하는가?

• 실행계획 상에 잠재적인 문제는 없는가?

긴급사항 발생 시 대책은 무엇인가?

• 관리와 관련하여 이슈가 생기는 경우 그 해결방안의 관점에서 Solution을 평가 했는가? 

 

8. Control 단계

 

□ 점검의 목적

• 모든 영역에서 프로세스의 개선 실행

• 개선 사항의 유지 계획 실행 

□ 주요 점검 항목

• 개선 성과를 장기적으로 유지하기 위한 프로세스 관리 계획

• 개선안이 일상 업무가 되도록 새로운 프로세스를 문서화 했는지 여부

• 대응계획 수립 및 전면 실행

• 개선안이 제도화 될 수 있도록 시스템과 구조를 변경

• DPMO 감소 및 공정 능력 개선을 확인

• 유사한 개선 요구 사항을 갖고 있는 다른 프로세스에 개선 결과를 확산 

□ 관련 Tool과 Skill

• Control Chart(관리도), Histogram, 파레토 챠트

• Procedures(프로세스 절차서),

Process Management Chart(프로세스 관리도)

• Response Plan(대응계획), 교육 훈련

• 프로세스의 시그마 수준(Z값) 계산

 

□ 유용한 질문

• 개선 후 프로세스의 시그마 수준은?

이 수준은 과제의 목표를 달성한 것인가?

• 프로세스 관리 계획은?

측정 대상은 무엇인가?

관리도를 어떻게 사용하고 있는가?

프로세스가 일관성 있게 실행되고 있는가?

프로세스 측정치가 프로세스가 “관리 상태를 벗어났음”을 보여주는 경우에 대비하여 대응계획을 수립해 놓았는가?

• 프로세스를 표준화 해 놓았는가?

이러한 개선활동을 지원하게 될 문서를 보여 주시오.

업무교육(OJT)은 실시했는가? 효과를 확인했는가?

• 프로세스 오너는 누구인가?

프로세스를 지속적으로 관리하고 개선하는 책임을 과제팀에서 프로세스 오너에게 어떻게 이관할 것인가?

• 개선 활동을 제도화 하기 위하여 변경할 필요가 있는 시스템과 체계(예; 보상제도, 측정지표, 인적 자원, 교육, 정보 등)는 무엇인가?

• 개선 활동의 성과에서 혜택을 얻을 수 있는 또 다른 부서가 있는가?

• 이 프로세스에서 해결해야 할 다음 문제는 무엇인가?

• 과제팀으로서 개선 프로세스를 통해 얻은 교훈은 무엇인가?

 

9. 과제 점검 노트

□ 과    제    명:

□ 점검회의  일자:

□ 과제(진행) 단계:

□ 과제 현황

 

□ 검토자 주요 의견

 

□ 금번에 합의된 다음 단계의 계획

 

□ 차기 점검 회의를 개선하기 위한 제안 사항

 

□ 점검 시 도출 된 이슈/우려사항

 

 

10. 과제 내용 요약서

□ 일자:

□ 부/실:

□ 과제명:

□ CTQ명:

□ 현재 시그마/DPMO:

□ 목표 시그마/DPMO:

□ 고객이 얻는 혜택:

□ 재무성과 추정치:

□ 현재까지의 재무적 영향:

□ 과제 시작일:

□ 예상 종료일:

□ Master Black Belt:

□ Black Belt:

□ 비고(이슈/문제점):